Indice
Introduzione
Quadro normativo di riferimento
Oggetto sociale e attività di un ufficio di rappresentanza
Dipendenti dell'ufficio di rappresentanza in Cina
Costituzione di un ufficio di rappresentanza: documenti e procedura di registrazione
Gestione di un ufficio di rappresentanza
Tassazione: metodi di calcolo dell'imposta sul reddito di società (Corporate Income Tax - CIT), esenzioni fiscali e trattamenti fiscali preferenziali degli uffici di rappresentanza
Sistema sanzionatorio
Passare da un ufficio di rappresentanza ad una società a capitale interamente straniero: Alcune precisazioni
Procedimento di cancellazione di un ufficio di rappresentanza
Introduzione
L’ufficio di rappresentanza (in inglese Representative Office – RO, in cinese 代表处) è stato per molti anni il veicolo di investimento più utilizzato dalle aziende straniere per entrare nel mercato cinese.
Società e imprenditori individuali, erano soliti costituire un ufficio di rappresentanza in Cina di una società offshore registrata in Hong Kong, utilizzando poi l’ufficio di rappresentanza per condurre direttamente attività commerciali in Cina.
Le riforme degli ultimi anni in materia di investimenti e società straniere, tuttavia, cercano di impedire questo utilizzo improprio dell’ufficio di rappresentanza.
I nuovi regolamenti, infatti, definiscono la natura e lo scopo di un RO in modo più dettagliato, rendendo le procedure di costituzione e registrazione più onerose. Le nuove norme aumentano i controlli sulle attività svolte dagli uffici di rappresentanza stranieri imponendo requisiti di conformità più stringenti.
Il legislatore ha introdotto la verifica formale di alcuni requisiti al fine di accertare la reale esistenza di una società madre estera alla quale l’ufficio di rappresentanza fa riferimento. Per costituire un RO, ad esempio, è ora necessario che la sua società madre sia stata costituita almeno due anni prima della data in cui si vuole registrare il suo ufficio di rappresentanza (lo schema offshore diventa così più difficile). Le autorità locali, tuttavia, qualora abbiano il sospetto che la società madre faccia parte di un sistema di società di comodo, possono negare la registrazione del RO anche se la società madre esiste da due o più anni.
Altri elementi richiesti dalla legge per verificare l’autenticità della società madre sono, la copia dell’atto costitutivo della società madre, una copia dello statuto della società madre, una c.d. “lettera di referenza bancaria” rilasciata dalla banca dove la società madre ha il suo conto bancario, curricula e copie dei documenti dei dipendenti stranieri impiegati nel RO.
I nuovi regolamenti hanno introdotto, inoltre, ispezioni da parte di varie autorità, obblighi di archiviazione e tenuta delle scritture contabili, e le relative sanzioni in caso di violazione di detti obblighi.
Dopo le riforme degli ultimi anni, dunque, ci si chiede se l’ufficio di rappresentanza sia ancora uno strumento valido per entrare nel mercato cinese.
Spesso si esagera circa i nuovi costi e tempi di registrazione o si insiste nel mettere a confronto l’ufficio di rappresentanza con la società a capitale interamente straniero (la c.d. WFOE), confondendo le loro caratteristiche strutturali con vantaggi o svantaggi dell’uno rispetto l’altro.
In realtà, RO e WFOE sono due veicoli di investimento molto diversi tra loro. La scelta pertanto dell’uno o dell’altro veicolo (o di entrambi) dipenderà da diversi fattori quali ad esempio, il tipo di attività commerciale, budget dell'azienda, obiettivi da raggiungere in Cina e in Asia, ecc.
Operare in Cina attraverso un ufficio di rappresentanza può essere ancora un’opzione efficace, soprattutto alla luce delle ultime tendenze economiche del colosso asiatico.
Negli ultimi anni, infatti, la Cina ha registrato un drammatico aumento della fuga di capitali all’estero, nonché è in corso la trasformazione dell'economia del paese, da una economia basata sulle grandi produzioni ad una economia di servizi. Un ufficio di rappresentanza diventa (potrebbe essere) così una valida alternativa ogni qualvolta si vuole cercare di intercettare capitali cinesi o investitori cinesi da “portar fuori”. Dunque, un RO è ancora uno strumento appropriato per gli istituti finanziari, compagnie assicurative, società immobiliari, università e scuole di formazione, agenzie di viaggio e turismo, società di consulenza e del settore petrolchimico (e anche per tutte quelle imprese che vogliono lasciare gradualmente la Cina).
Quadro normativo di riferimento
Il quadro normativo di riferimento degli uffici di rappresentanza di società straniere in Cina è costituito dalle norme contenute nel “Regolamento di registrazione degli uffici di rappresentanza delle società straniere” (外国企业常驻代表机构登记管理条例) emanato dal Consiglio di Stato della Repubblica popolare cinese il 19 novembre 2010, ed entrato in vigore il 1° marzo 2011.
Il “regolamento” implementa molte delle proposte delineate nella “Notice” sul “Further Strengthening the Administration of Foreign Enterprise Permanent Representative Office Registration”, rilasciata congiuntamente dalla “PRC State Administration for Industry and Commerce (SAIC)” e il ministero della pubblica sicurezza della Repubblica popolare cinese (MPS) nel gennaio 2010.
Le nuove regole si applicano a tutti gli uffici di rappresentanza di società straniere a scopo di lucro.
Il quadro normativo di un RO è completato poi, da una serie di regolamenti e leggi relative a specifiche attività di impresa e tipi di società, nonché da regolamenti validi solo in determinate zone della Cina (es. istituti bancari, studi di consulenza, università o enti di formazione stranieri, zone di libero scambio e zone economiche speciali, ecc.).
Oggetto sociale e attività di un ufficio di rappresentanza
L’ufficio di rappresentanza è un’entità permanente non dotata di personalità giuridica autonoma che rappresenta la sua società madre situata all'estero.
A un RO non è permesso di:
condurre affari direttamente in Cina;
ricevere denaro o emettere fatture in Cina per servizi o prodotti;
rappresentare qualsiasi azienda diversa dalla società madre;
acquistare proprietà o importare attrezzature di produzione
firmare contratti o proposte legalmente vincolanti per conto della società madre.
Un RO in Cina può soltanto:
svolgere ricerche di mercato;
svolgere attività di presentazione e promozione dei prodotti e/o dei servizi della propria società madre;
svolgere attività di collegamento in relazione alla vendita di prodotti e/o servizi della società madre;
acquistare prodotti e/o servizi cinesi in territorio cinese necessari per lo svolgimento delle attività di rappresentanza ;
investire in prodotti e/o servizi cinesi in Cina.
Al fine di poter operare come entità permanente in Cina, un RO può anche:
affittare locali commerciali e residenziali;
ottenere permessi di lavoro e permessi di soggiorno per i dipendenti stranieri dell'ufficio di rappresentanza;
utilizzare i marchi e loghi aziendali della società madre presso i locali commerciali dell'ufficio di rappresentanza;
utilizzare biglietti da visita riferiti all’ufficio di rappresentanza;
aprire conti bancari dell’ufficio di rappresentanza nel territorio cinese;
organizzare viaggi per i rappresentanti della società madre e per i potenziali clienti.
Dipendenti dell'ufficio di rappresentanza in Cina
Il numero massimo di impiegati stranieri in un RO è 4 (incluso il chief representative officer - CRO).
Un RO può assumere dipendenti cinesi “soltanto” attraverso una società o agenzia per il lavoro cinese (HR e recruitment agencies) autorizzata dal governo.
Un RO in Cina, pertanto, deve obbligatoriamente firmare un contratto con un’agenzia per il lavoro cinese, la quale a sua volta stipulerà e gestirà i contratti di lavoro tra i dipendenti cinesi e l’ufficio di rappresentanza. La ratio di questa regola è di garantire che i contributi previdenziali (nonché i salari e tutti i diritti previsti dal contratto di lavoro e dalla legge) spettanti al dipendente cinese di un RO straniero siano regolarmente versati.
I dipendenti stranieri possono richiedere e ottenere i visti lavorativi e i permessi di soggiorno dall’ufficio locale del MPS dopo che il RO sia stato registrato presso l’ufficio locale del AIC.
Le controversie di lavoro del personale straniero saranno devolute al giudice del paese dove la società madre ha la sede centrale, o in alcuni casi, al giudice cinese il quale però, per quanto possibile, terrà conto delle leggi del paese della sede centrale della società madre.
Il “regolamento” contiene anche un elenco di soggetti che non possono lavorare in un ufficio di rappresentanza:
gli individui che sono stati perseguiti penalmente per aver danneggiato la sicurezza nazionale o l’interesse pubblico della Cina;
le persone che hanno lavorato presso un RO che è stato chiuso dal governo cinese, o che la sua licenza è stata revocata o annullata per aver danneggiato la sicurezza nazionale o l’interesse pubblico della Cina, o per aver condotto attività illecite.
Poiché un RO non gode di personalità giuridica autonoma, la responsabilità civile e tutte le passività, inclusi gli obblighi e le sanzioni, derivanti dall’attività dell’ufficio di rappresentanza in Cina, saranno direttamente imputate alla società madre estera.
Costituzione e registrazione di un ufficio di rappresentanza
Le nuove norme dettate per gli uffici di rappresentanza di società straniere in Cina richiedono ora requisiti più stringenti. La società straniera deve esistere da due o più di due anni.
Di seguito i principali documenti e passaggi della procedura per registrare un RO, che potrebbe leggermente essere diversa in base al luogo, tipo di società straniera, attività commerciale o settore d’industria.
Documenti:
Copia dell’atto costitutivo della società madre o documento equivalente certificato dall’ambasciata cinese o dal consolato cinese all’estero;
Copia dello statuto della società madre certificato dall’ambasciata cinese o dal consolato cinese all’estero;
Lettera dell’amministratore o degli amministratori della società nella quale si indica il personale straniero autorizzato a firmare i vari documenti del RO in Cina;
Copia certificata dall’ambasciata cinese o dal consolato cinese all’estero del passaporto del rappresentante o dei rappresentanti del RO in Cina;
Lettera di nomina del rappresentante principale e degli altri rappresentanti del RO in Cina certificata dall’ambasciata cinese o dal consolato cinese all’estero;
Lettera della banca dove la società madre ha il suo conto bancario certificata dall’ambasciata cinese o dal consolato cinese all’estero;
Indicazione nella forma di breve riassunto delle operazioni della società madre nel proprio paese e dell’ufficio di rappresentanza in Cina;
Documenti forniti dal proprietario dell’immobile in Cina: copia del contratto di locazione dell’immobile dove l’ufficio di rappresentanza ha sede (la durata del contratto deve essere almeno di 12 mesi); copia del certificato di proprietà immobiliare e del documento di identità del proprietario cinese (sia esso persona fisica o persona giuridica).
Se la società straniera è un istituto finanziario o una compagnia assicurativa, devono essere soddisfatti requisiti aggiuntivi come, ad esempio, dimostrare esperienza nei settori pertinenti e che nessuna azione legale sia mai stata intrapresa contro la società.
Procedura di registrazione:
La procedura di registrazione inizia con la domanda di costituzione e registrazione inoltrata all’ufficio locale dell’AIC, allegando i documenti sopra elencati.
Se la domanda è approvata, l’AIC rilascia una licenza provvisoria per poter completare le successive fasi della procedura, le quali fasi possono essere così sintetizzate:
ottenere l’autorizzazione(i) dall’ufficio di pubblica sicurezza (Public Security Bureau);
richiedere il c.d. “China Organization Code”, rilasciato dal “Technical Supervision Bureau”;
registrare l’ufficio di rappresentanza presso l’ufficio locale delle imposte;
registrare l’ufficio di rappresentanza presso il “State Administration of Foreign Exchange registration”;
aprire un conto bancario per l’ufficio di rappresentanza;
registrare l’ufficio di rappresentanza presso l’Ufficio statistico.
I tempi previsti dal “regolamento” per registrare un ufficio di rappresentanza sono di 60 giorni fino a 6 mesi a partire dall’accoglimento della domanda di registrazione da parte dell’AIC (solitamente occorrono circa 20 giorni lavorativi).
Gestione di un ufficio di rappresentanza
Gli uffici di rappresentanza stranieri in Cina non sono più soggetti ad un termine di durata e, pertanto, durano fino a quando la società madre straniera esiste legalmente.
Qualsiasi modifica dell’ufficio di rappresentanza in Cina e/o della sua società madre (es. rappresentanti in Cina, indirizzo commerciale in Cina o della sede della società madre, scopo sociale della società madre, ecc.) devono essere comunicati all’ufficio locale dell'AIC, entro 60 giorni dal giorno in cui è avvenuta la modifica, o entro 30 giorni dopo la registrazione del RO, se tali cambiamenti sono avvenuti durante il procedimento di registrazione.
Gli uffici di rappresentanza devono registrarsi presso gli uffici locali delle imposte entro 30 giorni dalla data di emissione del certificato di registrazione. Anche agli uffici delle imposte e tributi devono essere comunicate tutte le modifiche riguardanti l’ufficio di rappresentanza.
Le nuove norme impongono ora di presentare, tra il 1° marzo e il 30 giugno, una relazione annuale sulle attività svolte dal RO insieme a rendiconti finanziari certificati dall’AIC.
Se un ufficio di rappresentanza è stato chiuso a seguito di un provvedimento del governo cinese, o se il suo certificato di registrazione è stato revocato o cancellato dall’AIC, la sua società madre straniera o l’imprenditore individuale straniero non può aprire un nuovo ufficio di rappresentanza entro i successivi 5 anni. Tale regola non si applica in caso di cancellazione volontaria.
Tassazione: metodi di calcolo dell'imposta sul reddito di società (Corporate Income Tax - CIT), esenzioni fiscali e trattamenti fiscali preferenziali degli uffici di rappresentanza
Il 20 febbraio 2010, il China State Administration of Taxation ha emesso le nuove misure provvisorie per la riscossione delle imposte e l’amministrazione degli uffici di rappresentanza delle società straniere in Cina (Provisional Measures for Tax Collection and Administration for Foreign-Enterprise Representative Office - 国家 税务 总局 关于 印发 “外国 企业 常驻 代表 机构 税收 管理 暂行办法”).
Le misure provvisorie del 2010 hanno allineato la tassazione degli uffici di rappresentanza con quella prevista dalla nuova legge sul reddito delle società (PRC Enterprise Income Tax Law), chiarendo inoltre che gli RO sono soggetti all’imposta sul valore aggiunto (IVA) sui loro redditi imponibili.
Le misure provvisorie impongono a tutti i tipi di uffici di rappresentanza di tenere “accurati” libri e registri contabili in modo conforme alle leggi e regolamenti della Cina e, introducono il principio sussidiario di determinazione del reddito imponibile commisurato alle funzioni e ai rischi effettivamente assunti dall’ufficio di rappresentanza.
Più precisamente, le misure provvisorie hanno introdotto tre metodi per determinare il reddito imponibile ai fini dell’imposta sul reddito della società. Quando la determinazione del reddito imponibile attraverso uno dei tre metodi risulta poco chiara allora si applicherà anche il principio sussidiario della funzione e rischi assunti dall’ufficio di rappresentanza.
I tre metodi di calcolo del reddito imponibile ai fini dell’applicazione della CIT (Corporate Income Tax) sono:
Il metodo del reddito imponibile effettivo. Questo metodo si applica a tutti i tipi di RO che tengono libri e registri contabili in modo accurato e che, pertanto, possono dimostrare in modo dettagliato il loro reddito al fisco cinese. Il calcolo della base imponibile e dell’aliquota di imposta avviene secondo le regole previste per gli altri tipi di società dalla PRC Enterprise Income Tax. Se viene utilizzato il reddito imponibile effettivo, l’ufficio di rappresentanza deve depositare la dichiarazione dei redditi trimestralmente ed entro 15 giorni dalla fine di ogni trimestre. Se questo metodo non può essere utilizzato a causa dell’impossibilità di determinare il reddito imponibile attraverso le scritture contabili dell’ufficio di rappresentanza, le autorità fiscali sono libere di scegliere uno dei due metodi seguenti.
Il metodo spese – plus. Questo metodo si applica a tutti i tipi di RO che, pur non potendo dimostrare il proprio reddito imponibile effettivo, tengono accurati registri delle proprie spese. Il fisco cinese, pertanto, determinerà il reddito imponibile e la CIT attraverso un calco applicando le seguenti formule: - Reddito imponibile stimato RO = Spese : (1 - Tasso di profitto stimato - Aliquota di imposta applicabile alla società); - CIT del RO = Reddito stimato del RO x Tasso di profitto stimato x Tasso CIT applicabile.
Il metodo del reddito imponibile effettivo e dei profitti. Questo metodo si applica quando un RO è in grado di dimostrare il proprio reddito imponibile, ma non può dimostrare le spese pertinenti all’autorità fiscale. Secondo questo metodo la CIT dell’ufficio di rappresentanza sarà calcolata utilizzando la seguente formula: - CIT del RO = Reddito lordo effettivo x Tasso di profitto stimato x Tasso CIT applicabile (il tasso di profitto stimato non è inferiore al 15% e le autorità fiscali locali hanno il potere discrezionale di applicare un tasso di profitto anche più elevato).
Dopo l’entrata in vigore delle misure provvisorie, gli uffici di rappresentanza stranieri non godono più di esenzioni fiscali precedentemente disponibili per le società straniere in Cina. Tuttavia, restano validi i trattamenti fiscali preferenziali concordati prima dell’entrata in vigore delle misure provvisorie ed ancora in corso, e tutti quelli previsti da specifiche convenzioni o trattati per alcuni tipi di RO o per alcuni paesi (es. trattamenti fiscali “friendly” o preferenziali previsti dai diversi Sino-foreign double taxation agreement).
Per potere beneficiare di trattamenti fiscali preferenziali, qualora fosse possibile, è necessario presentare una domanda in conformità con le “Administrative Measures of Enjoying Tax Treaty Treatments by Non-Tax-Residents”.
Sistema sanzionatorio
Il nuovo regolamento ha aumentato il potere sanzionatorio del SAIC e riformato il sistema sanzionatorio.
Sono previste:
Sanzioni per attività illegali: multa da 20.000 a 500.000 RMB; confisca dei proventi dell’attività illegale e delle attrezzature, strumenti, materie prime, prodotti e altri beni utilizzati per le attività illecite. Revoca del certificato di registrazione del RO;
Sanzioni per attività commerciali lecite e consentite alle società straniere ma senza aver registrato l’ufficio di rappresentanza: multa da 10.000 a 200.000 RMB;
Sanzioni per operazioni o attività non lucrative che non rientrano nell’ambito dell'oggetto sociale e delle licenze commerciali del RO: multa da 5.000 a 100.000 RMB. Revoca del certificato di registrazione del RO;
Sanzioni per la presentazione in ritardo della relazione annuale, di rendiconti finanziari certificati, per la mancata conclusione di attività in nome e per conto dell’ufficio di rappresentanza, per il ritardo nella presentazione delle modifiche del RO soggette a iscrizione: multa da 10.000 a 30.000 RMB. Revoca del certificato di registrazione del RO;
Sanzioni per la presentazione di rapporti annuali contenenti informazioni false o per non aver comunicato informazioni richieste dalla legge: multa da 20.000 a 200.000 RMB e l’ufficio di rappresentanza deve correggere e inoltrare i report contenenti le informazioni false o comunicare le informazione richieste.
Occorre notare che la sanzione della revoca del certificato di registrazione del RO, secondo il nuovo regolamento può essere comminata in “alcuni casi gravi”. Tuttavia, il regolamento non specifica quali siano i casi “gravi” diversi da quelli sopra elencati. Nella prassi infatti la sanzione della revoca del certificato di registrazione è rimessa alla discrezionalità delle autorità cinesi.
Passare da un ufficio di rappresentanza ad una società a capitale interamente straniero: Alcune precisazioni
Come già detto, spesso si mette a confronto l’ufficio di rappresentanza con la società a capitale interamente straniero, individuando i vantaggi e gli svantaggi dei due diversi veicoli di investimento. Recentemente però si fa notare come tale confronto sia in realtà fuorviante, sopratutto quando si allude ad eventuali vantaggi fiscali che si otterrebbero nel “passare” da un ufficio di rappresentanza ad una WFOE.
Riteniamo doverose, pertanto, alcune precisazioni circa i veicoli di investimento/forme societarie disponibili per gli investitori stranieri in Cina.
In sintesi, il governo cinese ha da sempre classificato gli investimenti stranieri in vietati, soggetti a restrizioni, consentiti e incoraggiati. Tale classificazione è contenuta nel c.d. “catalogo” degli investimenti stranieri (外商投资产业指导目录) e nei numerosi provvedimenti relativi agli investimenti stranieri che si sono susseguiti negli anni a partire dal “great opening” del colosso asiatico.
Tutte le attività considerate vantaggiose per l’economia cinese rientrano nella categoria di attività-investimenti incoraggiati e, pertanto, godono delle c.d. “friendly policies” ovvero politiche di incentivi quali ad esempio esenzioni fiscali totali o parziali.
Gli incentivi fiscali, dunque, dipendono principalmente dal tipo di attività economica-investimento e non tanto dalla forma societaria. Occorre inoltre precisare che, oramai, gli investimenti stranieri realmente favoriti in Cina, ovvero le produzioni o le forniture di servizi considerate altamente tecnologiche o innovative, sono poche. A ciò si aggiunga che quando un’attività è classificata come incoraggiata e gode di notevoli incentivi, spesso è soggetta ad alcuni limiti quali ad esempio l’obbligatorietà di un partner cinese con il quale operare nella forma di joint venture (equity o cooperative).
Infine, nel gennaio 2018 è entrato in vigore il nuovo sistema di imposte sul reddito delle società, il quale ha equiparato, in linea di principio, le società straniere a quelle cinesi.
Il passaggio da un RO ad una WFOE non comporta nessun vantaggio fiscale, nel senso di eventuali detrazioni o bonus trasferibili dal RO alla nuova società. L’investitore straniero deve chiudere e cancellare l’ufficio di rappresentanza, pagando tutte le imposte e debiti dovuti, e costituire una nuova società. Si tratta di due procedimenti distinti e autonomi riferiti a due entità societarie distinte, tanto che parlare di “conversione” di un RO in una WFOE è, dal punto di vista legale-fiscale, non corretto.
Negli ultimi anni in Cina, la “conversione” di molti uffici di rappresentanza in WFOE (soprattutto di aziende di logistica e servizi ausiliari) è avvenuta, infatti, non per motivi fiscali, ma perché, a seguito dei diversi provvedimenti di riforma, il governo cinese, attraverso controlli e sanzioni, ha reso difficile l’utilizzo improprio del RO o dello schema off-shore.
Procedimento di cancellazione di un ufficio di rappresentanza
Il procedimento di cancellazione di un RO inizia con apposita richiesta all’autorità competente da inoltrare entro 60 giorni dalla data in qui si verifica una delle seguenti circostanze:
l’impresa straniera vuole chiudere il proprio RO;
l’impresa straniera termina la propria attività;
l’ufficio di rappresentanza è tenuto a chiudere per ordine dell’autorità.
Il procedimento di chiusura e cancellazione richiede da tre a sei mesi, ma può essere necessario più di un anno in caso di irregolarità (spesso di contabilità irregolare) rilevate dalle autorità.
Il procedimento può essere riassunto nelle seguenti fasi:
Dopo aver presentato apposita domanda di chiusura e cancellazione agli uffici locali del SAT e delle imposte, l’ufficio di rappresentanza è soggetto ad una verifica fiscale avente ad oggetto i precedenti tre anni fiscali. Tale verifica deve essere effettuata da uno studio CPA (Certified Public Accountant) cinese. Durante questa fase, le autorità potrebbero richiedere all’ufficio di rappresentanza di presentare documentazione aggiuntiva, pagare multe o eventuali tasse non ancora pagate.
Chiusura ed estinzione del conto bancario del RO. Gli assegni non emessi e le ricevute di deposito dovranno essere restituiti alla banca. Eventuali somme di denaro disponibili nel conto bancario possono essere ritirate. L’eventuale trasferimento della titolarità del conto bancario alla società madre, è soggetto a richiesta e approvazione da parte della banca del RO.
Cancellazione dagli uffici delle altre amministrazione. Deve essere presentata richiesta di cancellazione agli uffici delle altre amministrazioni presso le quali l’ufficio di rappresentanza è registrato.
Una volta espletati tutti gli adempimenti previsti dalla legge, l’AIC provvede alla cancellazione-estinzione definitiva dell’ufficio di rappresentanza.
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